1.Koppelingen

Het grote voordeel is dat we Hoveniersplanning op meerdere manieren kunt koppelen. Momenteel zijn koppelingen mogelijk met de volgende systemen:

  • TSD
  • DATAflor Business V6 pakket
  • InfoGroen
  • AFAS

We kunnen ook een combinatiekoppeling voor u inrichten. Handig als u meerdere systemen gebruikt.

Heeft u projecten binnen dit systeem aangemaakt? Dan kunt u deze gemakkelijk exporteren naar een excel-bestand en inladen in de Hoveniersplanning. U hoeft slechts een paar stappen te nemen en u kunt direct aan de slag met het inplannen van projecten.

Terug naar boven

2.Projecten

Alle gegevens rondom uw projecten zijn vanuit het gekoppelde systeem ingeladen. Hoveniersplanning biedt u nog een aantal extra mogelijkheden om toe te voegen om het plannen gemakkelijker te maken. Denk hierbij aan: de ploegleider voor het betreffende project, de projectcategorie, de start- en einddatum en de eventuele frequentie als het een herhaaldelijk project betreft. Dankzij het invullen van deze gegevens kunt u veel effectiever plannen. Het zal u op een later moment tijd besparen en het verkleind planningsconflicten.

Terug naar boven

3.Planning

3.1Dagplanning

Met de verschillende dagoverzichten kunt u per dag bekijken welke medewerkers ingepland zijn, welke projecten er spelen en welke ploegen op pad zijn. De dagplanning is een totaaloverzicht van alle relevante informatie, zoals: welke medewerkers er aan welke projecten werken, gedurende welke tijden en welke machines er meegenomen moeten worden. In één oogopslag heeft u alle gewenste informatie in een grafisch overzicht. Naast dat de dagplanning als overzicht heel functioneel is, kan deze ook ingezet worden om in te plannen.

In de ploegplanning bekijkt u de dag per ploeg. Welke ploegleider is er die dag met zijn team bij welk project aan het werk. Daarnaast ziet u aanvullende informatie als de tijden waarop zij weg zijn, welke machines er meegenomen worden en op welk adres het project plaatsvindt.

Wilt u een dagoverzicht waarin projecten het uitgangspunt zijn? Gebruik dan de projectplanning. Per project staat vermeldt welke tijden uw medewerkers aan het werk zijn en welke machines er meegenomen moeten worden.

Vanuit welk oogpunt u de dag ook wilt bekijken, voor ieder heeft de Hoveniersplanning wat wils. Heeft u andere ideeën, schroom dan niet om het ons te laten weten!

Terug naar boven

3.2Weekplanning

De weekplanning is een overzichtelijke, schematische weergave van de week die is opgedeeld per medewerker. Dit overzicht geeft u informatie over de projecten waaraan de medewerker werkt. De verschillende projecten zijn opgedeeld in typen. Ieder type heeft zijn eigen kleur, die ook weer terugkomen in de legenda. Daarmee wordt het voor u in één oogopslag duidelijk aan welk (type) project de medewerker werkt.

Ook handig: de planning houdt rekening met het aantal uur dat de medewerker die week werkt en voor hoeveel procent hij of zij nog ingepland kan worden. Op die manier weet u zeker dat u een medewerker niet dubbel inplant.

Terug naar boven

3.3Machineplanning

Een groot voordeel van de Hoveniersplanning is dat niet alleen medewerkers ingepland kunnen worden, maar ook uw machines. De machineplanning geeft in een weekoverzicht alle informatie over uw machines en de projecten waarvoor zij zijn ingepland. Evenals alle andere typen overzichten is ook de machineplanning grafisch zo ingericht, dat in één opzicht duidelijk wordt welke machine ingepland is en voor welk (type) project.

Een ander voordeel van de machineplanning is dat u vanuit dit overzicht ook wijzigingen kunt doorvoeren.

Terug naar boven

3.4Planningsconflicten

Een van de grote voordelen van het werken met de Hoveniersplanning is de automatische weergave van planningsconflicten. Worden voorafgemaakte afspraken overtreden of overlappen ze elkaar? Dan is er sprake van een conflict en krijgt u een melding. Denk hierbij aan een medewerker of machine die voor meerdere projecten tegelijk is ingepland, of een medewerker die ingepland wordt op een vrije dag.

Binnen de Hoveniersplanning vindt u ‘Conflicten’ in een apart overzicht. De conflicten worden per week getoond, waardoor het geheel overzichtelijk blijft. Zo kunt u dus blindelings vertrouwen op het systeem.

Terug naar boven

4.Beheer personeel en machines

Het beheren van personeel en machines is heel eenvoudig in de Hoveniersplanning. Per medewerker kunt u aangeven wat zijn rol is, of de betreffende persoon ingepland moet worden, of het een ploegleider betreft, en zo niet, onder welke ploegleider de medewerker dan valt. Doet u dit één keer, dan kan dat u op een later moment aanzienlijk veel tijd schelen. In plaats van dat u losse medewerkers inplant, kunt u later de ploegleider en zijn team selecteren.

Naast deze mogelijkheden kunt u voor iedere medewerker bepalen of u hen toegang tot een eigen omgeving wilt geven. Binnen hun eigen omgeving kunnen zij verlofaanvragen indienen, deze in de gaten houden en hun planning bekijken.

Het beheren van uw machines gaat eveneens op een eenvoudige wijze. U voegt simpelweg een type en verantwoordelijke medewerker toe aan de machine en vanaf dat moment is het inplannen van machines nóg makkelijker.

Terug naar boven

5.Werktijden- en roosterbeheer

Hanteert u wisselende werktijden gedurende het jaar? U kunt deze periodes zelf instellen, waardoor uw Hoveniersplanning hier vervolgens automatisch rekening mee houdt.

Kerst, Oud & Nieuw en andere bijzondere vrije dagen, kunt u in één keer in de Hoveniersplanning inregelen voor uw medewerkers. De verplichte vrije dagen komen dan direct in hun eigen omgeving naar voren. Behalve dat dit duidelijkheid verschaft, scheelt het u ook nog eens een hoop werk.

Terug naar boven

6.Kantineoverzicht

Heeft u een scherm in uw kantine hangen en verzamelen uw medewerkers zich ’s morgens hier? Dan is het kantineoverzicht een handig hulpmiddel. Het kantineoverzicht toont namelijk welke medewerker waar aan de slag moet die dag, welke machines er mee moeten en welke tijden er aan het project verbonden zitten.

Komen de medewerkers tussen de middag terug voor de lunch, dan is het overzicht voor de volgende dag al te zien.

Terug naar boven

7.Verlof beheren

Nadat medewerkers binnen hun eigen omgeving verlof hebben aangevraagd, komt de aanvraag in uw overzicht te staan. Hier kunt u de aanvragen gemakkelijk accorderen of weigeren. De geaccordeerde verlofaanvragen worden automatisch in de planning verwerkt. Stond de medewerker op dat moment al ingepland voor een project? Dan ontstaat er automatisch een conflict en krijgt u hier een melding van. U hoeft dit zelf dus niet meer te controleren: dat doet de Hoveniersplanning voor u!

De verlofplanning is daarnaast een los onderdeel binnen de Hoveniersplanning. Hier ziet u al het verlof in de betreffende week.

Terug naar boven

8.Verlofaanvraag

Uw medewerkers kunnen, wanneer zij die bevoegdheid hebben gekregen, verlofaanvragen indienen in hun eigen omgeving binnen de Hoveniersplanning. Dit kan een eenmalige aanvraag betreffen, evenals een terugkerende aanvraag. Dit laatste hoeft slechts eenmaal ingegeven te worden. Medewerkers kunnen hun aanvragen tussentijds ook nog bewerken.

De ingediende aanvragen komen in een overzicht te staan. Per aanvraag is te zien of deze geaccordeerd of geweigerd is. Hier zien uw medewerkers dus ook wat de status van hun aanvraag is.

Terug naar boven

9.Dagplanning

Wanneer medewerkers de bevoegdheid krijgen, kunnen zij in hun eigen omgeving door middel van eigen inloggegevens, hun dagplanning bekijken. Hierop zien zij dezelfde informatie als de beheerder ziet in de dagplanning. Oftewel werktijden, projecten, machines, adressen, opmerkingen én de collega’s waar zij die dag mee werken. Medewerkers kunnen in ditzelfde scherm ook dagen vooruitkijken of terugblikken.

Terug naar boven

10.Vijf dagen vooruit planning

U kunt uw medewerkers, naast de dagplanning, ook een planning tonen die de werkzaamheden vijf dagen vooruit laat zien. In dit overzicht kan uw medewerker zien voor welke projecten hij of zij de komende vijf werkdagen is ingepland.

Terug naar boven

11.Uitbreidingen

U kunt Hoveniersplanning uitbreiden met een aantal extra modules, namelijk:

  • Verlofplanning
  • FTE overzicht
  • Urenregistratie medewerkers
  • Web-app

Wilt u hier meer over weten? Lees hier meer over de uitbreidingen, of vraag direct een offerte aan.

Offerte aanvragen

12.Maatwerk ook mogelijk

Mist u nog een functionaliteit aan de Hoveniersplanning? Laat het ons vooral weten bij uw offerteaanvraag, want maatwerk is mogelijk.